#6 Weekly Sharing : Manajemen Waktu

Dalam kesempatan sharing ini saya akan menyampaikan materi tentang manajemen waktu. Sebenarnya lebih berupa ke tips dan saran hehe..

Materi ini adalah rangkuman dari hasil baca-baca dan browsing internet beberapa minggu lalu dan mulai saya terapkan, jadi silahkan pilih mana yang sekiranya paling cocok untuk Anda.

Jadi, apa itu manajemen waktu?

Menurut Patrick Forsyth, dalam bukunya yang berjudul “Successful Time Management”. Manajemen waktu adalah cara bagaimana membuat waktu menjadi terkendali sehingga menjamin terciptanya sebuah efektivitas dan efisiensi juga produktivitas.

Sedangkan menurut Frank Atkinson, dalam bukunya “Successful Time Management” (judulnya kok bisa sama ya? Haha :D). Manajemen waktu adalah suatu jenis ketrampilan yang berkaitan dengan segala bentuk upaya dan   tindakan seorang individu yang dilakukan secara terencana agar individu  tersebut dapat memanfaatkan waktunya dengan sebaik – baiknya.

Dari 2 pengertian di atas intinya sih sama saja ya? Berdasarkan pengertian di atas maka beberapa manfaat manajemen waktu yaitu:

  1. Meningkatkan Produktivitas
  2. Meningkatkan Kepuasan Kerja
  3. Memperbaiki Hubungan antar Manusia
  4. Mengurangi Ketegangan dan Kecemasan
  5. Lebih Sehat

Namun, untuk mendapatkan manfaat tersebut, ada beberapa hal yang harus kita terapkan, disebut dengan Prinsip Manajemen Waktu :

  1. Bijak dalam setiap tindakan, Tentukan apa saja yang penting bagi Anda, dan katakan “tidak” terhadap segala sesuatu yang bertentangan.
  2. Menentukan sasaran dan tujuan. Dengan menentukan sasaran, Anda tahu tujuan Anda. Tanpa sasaran, Anda akan kehilangan arah dan bereaksi terhadap kesempatan dan persoalan yang tidak pasti.
  3. Pertahankan fokus Anda. Maksimalkan produktivitas Anda dengan berkonsentrasi pada satu proyek yang utama satu per satu. Setelah menentukan sasaran tindakan Anda, pantaulah perkembangannya hingga proyek itu selesai. Apa pun yang Anda lakukan, lakukanlah dengan seluruh kemampuan.
  4. Lakukan sekarang (DO IT NOW).

Setelah mengetahui prinsip manajemen waktu, kita harus mentukan prioritas pekerjaan kita, dengan menggunakan Teknik Skala Prioritas. Prinsip dari skala prioritas adalah mendahulukan pekerjaan yang penting dan mendesak, dilanjutkan dengan pekerjaan penting dan tidak mendesak, kemudian pekerjaan yang mendesak meski belum terlalu penting, dan terakhir adalah pekerjaan yang tidak penting dan tidak mendesak.

  1. Mendesak dan penting
    Kegiatan yang termasuk dalam kelompok ini merupakan hal penting dan harus segera dilakukan, tidak dapat ditunda pada lain waktu. Contohnya: Pekerjaan mengantarkan keluarga kecelakaan ke rumah sakit, mengerjakan tugas kantor untuk diserahkan esok hari. Orang yang terbiasa bekerja pada kelompok ini akan cenderung merasa stress dan cepat lelah.

  2. Penting
    Kegiatan dalam kelompok ini mencakup kegiatan yang sudah terjadwal dengan baik atau biasa dilakukan secara rutin. Contoh pekerjaan penting adalah mengerjakan tugas sesuai jadwal atau olahraga secara terjadwal. Sifat individu yang bergabung dalam kelompok ini adalah orang dengan pola hidup terkendali, seimbang, dan berprestasi tinggi.

  3. Mendesak dan Tidak Penting
    Pekerjaan ini terkadang datang dari orang di luar lingkungan kerja. Misalnya ketika mereka minta bantuan kepada Anda. Kegiatan-kegiatan dalam kelompok ini merupakan kegiatan yang sebenarnya tidak penting namun terpaksa harus segera dilakukan.

    Seperti contoh menerima tamu dan menemani teman. Umumnya pekerjaan ini tanpa direncanakan dan sulit untuk dihindari. Kebiasaan bekerja pada kelompok seperti ini akan membuat seseorang menjadi kurang disiplin, serta tidak memiliki tujuan jelas dalam pekerjaan karena selalu berusaha menyenangkan orang lain.

  4. Tidak Mendesak dan Tidak Penting
    Kegiatan dalam kelompok ini merupakan kegiatan yang dilakukan secara berlebihan dan berakibat tingkat kepentingannya rendah. Contohnya adalah menonton film dan tidur secara berlebihan.

Hmm, apakah Anda tertarik mencoba teknik ini? Atau bahkan Anda telah menerapkan teknik ini? Hehe..

Apabila sedang berada di sebuah organisasi, Anda dapat menggunakan Teknik Delegasi. Yang dimaksud dengan teknik delegasi adalah pemberian wewenang atau kekuasaan formal dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan tertentu kepada orang lain. Pelimpahan wewenang dari atasan kepada bawahan diperlukan agar organisasi dapat berfungsi secara efisien.

Unsur-unsur yang dibutuhkan dalam teknik delegasi yaitu :

  • Apa yang didelegasikan
  • Transparansi mengenai delegasi
  • Ada harapan yang diserahi delegasi
  • Kekuasaan yang diserahi sepenuhnya
  • Pengawasan yang wajar
  • Orang yang diserahi delegasi

Dalam proses delegasi, berikut hal yang harus di perhatikan :

  • Dalam pemberian suatu delegasi kekuasaan atau tugas haruslah dibarengi dengan pemberian tanggungjawab.
  • Kekuasaan yang didelegasikan harus kepada orang yang tepat.
  • Mendelegasikan kekuasaan pada seseorang juga harus dibarengi dengan pemberian motivasi.
  • Yang mendelegasikan harus tetap membimbing dan mengawasi orang yang menerima delegasi tersebut.

Nah, itu tadi yang biasa disebut dengan teknik delegasi, sepertinya akan sangat meringankan beban kerja kita, ya?

Bagi Anda yang suka membuat jadwal mingguan, mungkin Anda dapat mencoba metode SMART (Specific-Measureable-Achievable-Reasonable-Timeline) :

  1. Rencanakan tugas yang paling sulit di awal setiap minggu, sehingga Anda akan merasa lebih santai menjelang akhir minggu dan sebelum akhir pekan.
  2. Tugas yang sulit lebih baik dijadwalkan pada awal minggu (Senin atau Selasa), sementara tugas-tugas yang lebih mekanis atau rutin di sekitar pertengahan minggu dan mendekati akhir minggu (Kamis dan Jumat).
  3. Waktu Anda bisa sedikit lebih bebas dan santai karena di kedua hari ini telah menumpuk kelelahan dan stress, sebagai akibat dari pekerjaan di hari-hari sebelumnya.

Oh iya, ada satu lagi teknik yang ingin saya sampaikan yaitu teknik Pomodoro. Pernah dengar? Bahkan, ada aplikasinya juga lho. Teknik ini adalah teknik yang dilakukan ketika mengerjakan pekerjaan kita. Teknik Pomodoro membagi waktu belajar menjadi interval bernama “jendela kerja” selama 25 menit. Setelah 25 menit, “jendela kerja” ini berakhir, lalu diselingi interval waktu istirahat.

Ilustrasi untuk Teknik Podomoro

Berikut langkah detailnya:

  • Siapkan tugas yang akan Anda kerjakan. Ingat, dahulukan tugas prioritas atau tugas yang deadline-nya paling dekat.
  • Set timer di HP Anda selama 25 menit.
  • Kerjakan tugas Anda dengan fokus, sampai timer. Ingat, selama 25 menit ini, Anda tidak boleh mengerjakan apapun—termasuk melirik hape sekalipun—selain melakukan tugas Anda. 25 menit inilah yang disebut sebagai “jendela kerja”.
  • Setelah timer berbunyi, berhentilah bekerja, meskipun tugas yang Anda kerjakan belum selesai.
  • Istirahatlah selama 3-5 menit. Kamu bisa mengisi waktu istirahat ini untuk ke toilet, minum, stretching, atau cek hape jika ada pesan penting.
  • Setelah empat “jendela kerja” berlalu, kamu boleh istirahat panjang sekitar 15-30 menit.

Kenapa setiap 25 menit kita harus istirahat? Agar diri kita tidak merasa bosan. Lalu, kenapa waktu break-nya sangat singkat? Supaya nggak kita tidak kebablasan melakukan hal-hal lain yang menyita waktu.

Okay, sekian materi sharing dari saya. Semoga bermanfaat, terima kasih

Ditulis oleh : Vincensius Wicaksono Adi Nugroho (Back End Developer of MailTarget)
Disunting oleh : MailTarget Team

*) Weekly sharing adalah sebuah kegiatan berdiskusi yang dilakukan oleh tim MailTarget. Para anggota tim MailTarget setiap minggunya secara bergiliran menjadi pemateri dari sesi berdiskusi tersebut.


MailTarget.co adalah sebuah perusahaan SaaS (software as a service) yang membuat email system dengan teknologi artificial intelligence.