Pemanfaatan Email Campaign dalam Menarik Animo Audiens pada Event Anda

Kita mungkin sudah tidak asing lagi dengan arti dari event. Yup, Anda pasti sudah akrab dengan kata big events, annual events, event and program, event coordinator, dsb.

Kata "event" merupakan istilah yang sering digunakan oleh banyak orang saat menyebut suatu acara. Setiap diadakan suatu acara tentunya akan ada banyak pihak yang terlibat mulai dari penataan konsep acara, vendor, waktu acara, durasi acara, dan yang paling penting adalah target dan jumlah peserta.

Biasanya setiap acara punya target dan jumlah peserta yang bervariasi misalkan jika konsep acara untuk anak muda tentu target pesertanya adalah pelajar, mahasiswa, dan orang-orang yang masih berjiwa muda.

Kemudian, lokasi acara juga sangat menentukan misalnya lokasi yang dipilih cukup besar dan luas, otomatis hal ini akan berpengaruh nantinya kepada jumlah peserta yang hadir. Satu pertanyaan besar yang harus dijawab yakni “Bagaimana cara mendatangkan peserta dengan jumlah yang banyak?”.

Kendala dalam mendatangkan peserta ini kerap kali dialami oleh para crew event yang bergerak pada bagian publikasi. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seperti contohnya peserta akan cenderung tertarik hadir di acara yang tidak berbayar, pembicara yang dihadirkan beragam, durasi acaranya pendek, dan terdapat konsumsi atau hadiah.

Sebagai contoh, komunitas A sedang mengadakan suatu acara besar dan mereka sedang mencari cara untuk menarik animo audiens untuk hadir ke acara mereka tersebut. Singkat cerita, mereka tentu akan mencari sebuah platform yang dapat membantu mereka untuk mendapatkan audiens.

Pada artikel kali ini, kami akan menawarkan sebuah cara untuk mendatangkan peserta atau audiens melalui email marketing, yakni dengan cara membuat event invitation email. Tetapi sebelumnya, Anda perlu untuk mengumpulkan email database dari peserta Anda.

Kuncinya adalah setiap kali Anda meminta data peserta di setiap event yang Anda buat, jangan lupa untuk meminta alamat email tiap peserta karena email inilah yang akan menjadi suatu asset berharga untuk mempromosikan acara Anda berikutnya dan berikutnya sehingga mereka mengetahui bahwa Anda sedang mengadakan event selanjutnya yang Anda buat.

Ok kembali ke topik, mengirimkan invitation melalui email bisa diartikan sebagai campaign yang didesain untuk meningkatkan kesadaran atau awareness terhadap event Anda dan mendorong orang-orang agar datang ke acara Anda tersebut.

Berikut adalah enam cara efektif untuk membuat invitation melalui email:

  1. Targeted List
    Hal pertama yang harus diperhatikan adalah bergantung pada bagaimana cara Anda dalam membangun email list, semisal dalam email list Anda terdiri dari orang-orang dari berbagai macam daerah. Dengan cara ini, maka email akan dikirimkan kepada list yang kiranya bisa datang ke event Anda dan bagi mereka yang berada di luar area dari lokasi acara Anda dapat diatur agar mereka tidak akan menerima invitation email campaign Anda tersebut.

    Oleh karena itu, kelebihan dari email marketing sendiri yakni platform ini memiliki kemampuan untuk mensegmentasikan list Anda agar email diterima kepada receiver yang tepat. Kemudian, Anda juga terhindar dari unsubscribers dan justru mendapatkan kesempatan email Anda akan lebih banyak dibuka oleh audiens Anda, click through dan response rates sebagai hasil akhirnya.

  2. Value Proposition
    Pada invitation event yang Anda kirim melalui email, yang dimaksud dengan value proposition yakni berupa pernyataan singkat yang dapat menjelaskan secara jelas mengapa audiens Anda harus datang ke acara yang Anda buat.

    Semisal, Anda menuliskan “Seminar Gratis + E-Sertifikat + Membership". Melalui pernyataan singkat ini, otomatis audiens Anda sudah dapat membaca dan mendapatkan value proposition dari acara Anda, dimana acara Anda ini tidak memungut biaya apapun, peserta akan mendapatkan sertifikat elektronik, dan juga membership.

    Dengan cara ini, audiens akan tertarik dan termotivasi untuk datang ke event Anda. Sehingga, ketika Anda membuat invitation via email, pastikan bahwa Anda mencantumkan value proposition yang menjelaskan secara jelas keuntungan dari mengikuti atau menghadiri event yang Anda buat yang kemudian mereka akan secara mudah untuk meningkatkan click-through dan pembayaran tiket atau pemesanan RSVP.

  3. Deskripsi Detail tentang Event Anda
    Setelah Anda dapat menarik animo peserta atau audiens Anda untuk datang ke event Anda, maka langkah selanjutnya yakni memberikan deskripsi detail tentang event Anda. Anda dapat menjelaskan tentang apa saja nantinya yang dapat dilakukan peserta dalam acara Anda dan apa saja yang bisa didapatkan selama acara berlangsung.

    Semisal, Anda dapat menjelaskan kepada audiens bahwa selain mendapatkan sertifikat elektronik dan membership, peserta dapat bertemu dengan para pembicara keren dan ahli di bidangnya, menguatkan networking skill, menambah teman baru, dan tentunya ilmu dan wawasan luas.

    Dengan keuntungan sebanyak itu, maka audiens akan semakin tertarik untuk datang ke acara Anda dan seperti sebelumnya cara ini dapat meningkatkan click-through rates dan pembayaran tiket atau pemesanan RSVP.

  4. Waktu, Lokasi, dan Detail Acara Lainnya
    Seperti yang sudah dijelaskan, waktu merupakan salah satu elemen penting dalam event Anda. Pastikan bahwa pemilihan waktu acara Anda itu tepat, misalnya target peserta acara Anda adalah anak muda dan pemilihan waktu yang dirasa tepat yakni weekend dimana peserta tidak akan terganggu jam kuliah atau kerja. Karena perlu diketahui bahwa tiap orang memiliki waktu dan kesibukan yang berbeda sehingga pemilihan waktu acara Anda itu sangat penting apabila Anda ingin mendatangkan banyak audiens.

    Kemudian, pemilihan lokasi acara juga merupakan faktor yang menentukan keberhasilan dari acara Anda. Contohnya Anda memilih tempat yang strategis, gedung yang luas, fasilitas gedung yang lengkap dan sesuai, hal ini akan membuat audiens Anda nantinya akan merasa nyaman selama acara berlangsung.

    Detail acara lainnya yaitu misalkan merupakan physical event, Anda dapat mencantumkan waktu, lokasi, dress code atau jenis pakaian yang harus dikenakan, parking details, informasi transportasi, dsb.

    Contoh lainnya semisal acara Anda itu webinar, tentu Anda harus menyertakan URL, dial-in numbers, access codes, login details, dsb. Sebagai tambahan, Anda juga dapat menyertakan link ke kalender acara Anda yang secara otomatis akan ditambahkan langsung ke subscribers’ preferred (Google Calendar, iCal, Outlook, dll) saat mereka klik. Cara ini berfungsi sebagai media pengingat untuk peserta Anda tentang waktu event Anda dan menambah kesempatan mereka untuk hadir di acara Anda.

  5. Social Proof
    Meskipun katakanlah acara Anda itu bebas berbayar, tetapi tentunya para peserta secara otomatis akan menghabiskan sebagian dari waktu mereka untuk datang ke event Anda. Terlebih lagi apabila acara Anda itu berbayar, otomatis Anda harus membuat acara Anda itu benar-benar berharga di mata para audiens atau peserta Anda.

    Banyak orang yang terkadang masih memikirkan beberapa hal untuk menghadiri suatu acara misalnya apakah acara ini memang sepadan dengan uang yang dibayarkan, lalu apabila acara Anda gratis apakah juga sepadan dengan waktu yang akan dihabiskan, kemudian apakah acara Anda memang relevan dengan keinginan mereka, dan apakah acara Anda ini nantinya dapat memberikan value yang baru dan berharga untuk mereka.

    Untuk menjawab semua pertanyaan ini, Anda dapat menyertakan testimoni dari acara Anda sebelumnya kepada para audiens. Testimoni ini diharapkan dapat memberikan pandangan kepada audiens sebelum hadir ke acara Anda.

    Biasanya testimoni singkat saja, tidak perlu yang terlalu panjang, yang penting dalam testimoni tersebut dapat digambarkan bahwa acara Anda itu worthy dan layak untuk dihadiri. Saat Anda membuat invitation dalam bentuk email untuk acara selanjutnya, cobalah untuk mencantumkan elemen dari social proof seperti testimoni dari peserta sebelumya atau testimoni dari expert reviews acara Anda sebelumnya.

  6. Tombol Call to Action yang Menonjol
    Elemen terakhir yakni dengan membuat tombol call to action yang menonjol. Biasanya agar proses registrasi berjalan dengan lancar dan cepat, maka dibuatlah tombol call to action agar memudahkan untuk peserta mendaftar ke acara Anda. Contohnya yaitu Eventbrite. Anda tentu sudah familiar dengan Eventbrite, dimana alat ini dapat memudahkan proses registrasi dan ticketing. Selain itu, juga dapat dengan melakukan RSVP sebelumnya.

In conclusion, mulai saat ini pastikan Anda mulai membuat event invitation yang Anda kirim dengan memanfaatkan email campaign dengan memaksimalkan keenam elemen di atas. Pastikan bahwa event yang Anda buat tersebut dapat menarik animo dari audiens Anda dan mereka dapat mendapatkan suatu value yang berharga dari acara Anda.

Apakah artikel kami menarik? Dapatkan tips lainya dengan subscribe newsletter kami disini, atau Anda dapat bergabung dengan channel telegram MailTarget disini.


MailTarget.co adalah sebuah perusahaan SaaS (software as a service) yang membuat email system dengan teknologi artificial intelligence.

MailTarget

MailTarget

We build email system with AI